يجب أن تخضع بعض أنواع المستندات لفحوصات الجودة قبل مشاركتها لأن المستلم يحتاج إلى التأكد من أصالة المستند وصحته قبل أن يتمكن من الموافقة على محتواه، ولذلك يوصى بتطبيق سياسة العيون الاربع (قاعدة الرجلين) لضمان الجودة المطلوبة للمستند قبل مشاركته، ولكن كيف يمكن للمؤسسات تطبيق هذه السياسة على إجراءات سير العمل المعتمدة على المستندات الرقمية؟.
تتطلب سياسة العيون الاربع، والتى تعرف أيضًا باسم قاعدة الرجلين، أن يوافق شخصان مختلفان على أي إجراء قبل أن يتم تنفيذه، ومن أجل تطبيق هذا المبدأ على إجراءات سير العمل المتعلقة بالمستندات الرقمية يجب أن يقوم شخصين أو كيانين مختلفين ومؤهلين بالتوقيع الرقمي على المستند قبل ان يتم مشاركته، يكون أحدهم مسئول عن مراجعة المستند والموافقة علية، بينما يقوم الآخر بمشاركة المستند وتوزيعه، ويصبح الهدف من عملية نشر المستند هو تقييم صحة المحتوى واكتمال عملية المراجعة، وبمعنى آخر، في اللحظة التي يتم فيها إصدار المستند ومشاركته، يكون لديك الصلاحية لتنفيذ الإجراءات التالية.
تطبيق مبدأ العيون الأربعة دون اى تأثير على الإنتاجية
إن استخدام منتج اندورس بخاصية التوقيع الرقمي يمكن المؤسسات السعودية من تطبيق سياسة العيون الأربعة من خلال PKI، حيث يسمح للمؤسسة بتحديد مجموعة من المستخدمين للقيام بعمليات التوقيع الرقمي على المستندات داخلي الشركة، ستقوم هذه المجموعة بمهمة اول زوج من العينين (الشخص الأول)، هؤلاء المستخدمون كأول عينين، بعد ذلك، تستطيع المؤسسة تحديد مجموعة أخرى من المستخدمين للقيام بالمصادقة الرقمية على المستندات، الزوج الثاني من العيون(الشخص الآخر)، ليصبح المجموع أربعة عيون (شخصين)، ستنشئ كل مجموعة توقيعًا رقميًا مخصص مضمنًا في المستند، ويستطيع المتلقي التحقق من صحة المستند ببساطة عن طريق استخدام مجانية من برنامج PDF، أو من خلال الموقع الالكترونى اندورس.
تطبيق هذه السياسة تجعل المستندات الرقمية تمر عبر شخصين مختلفين للتحقق من جودتها وصحتها قبل مشاركة المستندات، مما يقلل بشكل كبير من مخاطر الاحتيال والأخطاء، وفي الوقت نفسه، لا يعطل إجراءات سير العمل، لأنه ليس نظام منفصل، بل مدمج مباشرة في المنتج.
إن استخدام حلول اندورس للاعمال يمكن المؤسسات من التحول من المعاملات الورقية التقليدية الى مستندات رقمية بكل سهولة مع المزيد من التحكم والأمان.ي
