يجب عليك تنفيذ خطة مدروسة لتنصيب برنامج ادارة المعاملات الرقمية بمجرد اختيارك لاحدى البرامج بعناية، لأنك لن تتمكن من تحقيق أقصى استفادة من نظامك الجديد إلا عند تنصيبه بشكل صحيح برغم تأكدك بالفعل من ملاءمة البرنامج لمؤسستك ، تشير الإحصائيات إلى فشل أكثر من 80 % من جميع عمليات التنصيب، أو تم تنصيبها بطريقة خاطئة، أو تم إلغاؤها قبل تنصيبه، لذلك نقدم لك 5 خطوات تنصيب برنامج إدارة المعاملات الرقمية.
1) اعرف احتياجات مؤسستك
تتمثل الخطوة الأولى في إجراء تقييم احتياجات شركتك، شارك جميع أقسام شركتك مثل قسم تكنولوجيا المعلومات وضباط الأمن فى وضع الخطة، هل ستستخدم البرنامج عالميًا؟، يجب عليك التأكد من أن البرنامج يدعم لغات متعددة، هل يحتاج موظفيك إلى استخدامه على أجهزتهم المحمولة؟، يجب عليك أن تتحقق مما إذا كان البرنامج يوفر تطبيقًا للجوال، بالاضافة الى اجراءات سير العمل؟، وسبل الحماية؟، والامتثال للوائح المحلية؟، ويمكن أن تطول اللائحة أكثر وأكثر، لذلك يجب عليك معرفة احتياجات عملك التجارى بكل تفاصيله.
2) تحكم فى امكانياتك
الخطوة التالية هي تحديد الأولويات، لا يجب عليك ان تحاول إعداد كل مميزات برامجك دفعة واحدة، حيث واجه عدد كبير من الشركات هذه المشكلة أثناء التنصيب؛ وهى محاولة فعل الكثير في نفس الوقت لمواجهة الفشل في القيام بأي شيء بشكل فعال في النهاية، لذلك يجب عليك تحديد اى الاجزاء من برنامج إدارة المعاملات الرقمية اساسي لعملك التجاري لكي تظل واقعياً لاحتياجاتك.
هل قمت باختيار البرنامج لإدارة المحتوى والمستندات، أو للتصفح المشترك بين العملاء وشركتك، أو لعمليات التوقيع الرقمي المؤهل لـ eIDAS؟، بغض النظرعن السبب، يجب عليك ان تركز على هذه الميزة أولاً، لأن هناك وقت كافٍ للاستفادة من المميزات الأخرى والفوائد التي توفرها بمجرد أن يكون لديك أساس متين.
3) إجراء تعديلات على البرامج والإجراءات الجديدة والقديمة
المرحلة التالية هى الاستمرار في تعديل البرنامج وفقًا لاحتياجاتك، لأن من المرجح أن تستخدم برنامج إدارة المعاملات الرقمية الجديد بالتوازي مع البرامج الأخرى والتكامل معها، لذلك يجب عليك جمع تعقيبات من الأشخاص الذين يستخدمون البرنامج على أساس يومي للتأكد من ملائمة البرنامج وإجراءات سير العمل الخاصة بك، وتأكد من أن هذا طريق ذو اتجاهين، كما هو موضح في منشور سابق، حيث لا يمكن نقل عملياتك كما هي ، لأن معظمها تم تصميمه في أيام سابقة ويستخدم برامج قديمة.
4) خطط للمستقبل
ان التحول إلى برنامج جديد ليس سهلاً أبدًا أو يتم بدون أي مشاكل، لذلك يجب عليك دائمًا التخطيط لبدء استخدامة خلال فترات ليس بها ضغط عمل من أجل إحداث أقل قدر ممكن من الإزعاج، مثل الصيف أو فترات العطلات الأخرى، ومع ذلك ، في بعض الصناعات، قد يكون من الصعب العثور على اللحظة المناسبة للتنفيذ، لذلك يجب أن تتبع هذه الشركات دائمًا التخطيط المسبق عن طريق إبلاغ الموظفين بالتغييرات الوشيكة وتزويدهم بالحلول أو على الأقل مسار تصعيد، في حالة مواجهتهم لأي مشاكل نتيجة للتنفيذ.
5) استمر في التحسين
لا يمكنك الانتهاء من عملية التنصيب ابداً لان هناك دائمًا تحسينات يجب القيام بها، وعمليات جديدة يجب طرحها، لذلك استمر في جمع التعقيبات من موظفيك، وابق على اتصال وثيق مع موردينك، تأكد من حصولك على الدعم بعد الانتهاء من التنصيب الأولي حتى يتاح لك الاستمرار في تحسين نظامك وعملياتك باستمرار، والاستفادة من جميع الفوائد التي توفرها برامج إدارة المعاملات الرقمية.
