توقيع مستندات العمل رقميًا في المملكة العربية السعودية
تزايد استخدام الشركات السعودية لمعاملات التوقيع الرقمي خلال العشر سنوات الاخيرة كوسيلة شائعة وفعالة لتوقيع وإرسال المستندات إلكترونيًا، بالإضافة إلى أنها توفر طريقة سهلة وآمنة لتوقيع المستندات من أي مكان باستخدام أي جهاز، دون الحاجة إلى طباعتها وتوقيعها أو مسحها ضوئيًا، وأصبحت المستندات الموقعة رقمياً معترف بها قانونياً في المملكة العربية السعودية ولها نفس الصلاحية القانونية للتوقيعات المكتوبة بخط اليد، كما تخضع معاملات التوقيع الرقمي في المملكة العربية السعودية لقانون المعاملات الالكترونية وقانون حماية البيانات الشخصية، اللذين يوفران الإطار القانوني لمعاملات التواقيع الرقمية والمعاملات الإلكترونية الأخرى في البلاد.
سوف يساعد هذا المقال الشركات السعودية فى كيفية استخدام تقنية التوقيع الرقمي لتوقيع المستندات والوثائق الخاصة بالعمل.
ولكن دعنا في البداية نتعرف على بعض مزايا استخدام التواقيع الرقمية
لماذا يجب على الشركات السعودية استخدام خدمات التوقيع الرقمي؟
- تتيح خدمات التوقيع الرقمي للشركات في المملكة العربية السعودية توقيع وإرسال المستندات من أي مكان وفي أي وقت باستخدام أي جهاز، تساعد هذه الميزة أصحاب الشركات على توقيع المستندات والبقاء على اطلاع دائم أثناء التنقل والسفر، وملائمة جدا للموظفين عن بُعد الذين لا يمكنهم الوصول إلى طابعة وماسحة ضوئية.
- سرعة كبيرة في معالجة وإنهاء عمليات توقيع المستندات، حيث لا يتعين على الشركات الانتظار حتى تتم طباعة المستندات وإرسالها بالبريد.
- زيادة الأمان والحماية للمستندات من اى استخدام غير مصرح بة او اى محاولة لتعديل المحتوى من خلال خاصية مفتاح التشفير العام المستخدمة في منصات التوقيع الرقمي، لا يمكن توفير هذا المستوى من الأمان للمستندات الورقية الموقعة بالطريقة التقليدية.
- زيادة الفعالية من حيث التكلفة من حيث توفير الأموال التي يتم إنفاقها على الورق والطباعة وتكاليف البريد، حيث لم تعد هناك حاجة لطباعة المستندات وإرسالها بالبريد.
كيف توقع المستندات رقميًا في المملكة العربية السعودية؟
إذا كنت تدير عملك التجارى من جدة أو الرياض أو من أي مكان في المملكة العربية السعودية وترغب في معرفة كيفية توقيع المستندات رقميًا، ستجد فيما يلى دليل تفصيلي يوفر لك نظرة شاملة على كل ما ستحتاج للقيام به للتوقيع مستندات عملك رقميًا.
اختيار مزود خدمة التوقيع الرقمي
يوجد العديد من مزودي خدمات التوقيع الرقمي في المملكة العربية السعودية، لذلك من المهم اختيار شركة تلبي احتياجاتك وميزانيتك، على سبيل المثال، تستخدم اندورس مفتاح التشفير العام لتوفير الحماية والأمان لبيانات المستخدمين، بالاضافة الى واجهة سهلة الاستخدام تدعم اللغتين الإنجليزية والعربية، كما تتكامل مع ثلاث حلول أخرى للأعمال للمساعدة في أتمتة إجراءات سير العمل، وتوفر اربعة خيارات مختلفة للتسعير بناء على عدد المستخدمين.
الإشتراك وإنشاء الحساب:
بمجرد اختيار مزود خدمة التوقيع الرقمي المناسب لعملك التجاري، ستحتاج إلى إنشاء حساب، تتضمن هذه الخطوة عادةً تقديم بعض المعلومات الشخصية ومعلومات عن عملك التجارى، مثل اسمك وعنوان بريدك الإلكتروني واسم الشركة، يمكنك تفعيل والبدء فى استخدام حلول اندورس للأعمال بعد اشتراكك في إحدى باقات الشركات في غضون يومين عمل فقط.
تحميل المستندات
ستحتاج إلى تحميل المستند إلى منصة التوقيع الرقمي لبدء إجراءات سير عمل التوقيع، يمكن القيام بذلك ببساطة عن طريق سحب المستند وافلاته في الواجهة، أو عن طريق تحديد الملف من جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
ابدأ إجراءات سير العمل
ستتمكن من توقيع المستند رقميًا من خلال منصة التوقيع الرقمى بعد الانتهاء من تحميل المستند، ستحتوي المستندات على حقول قابلة للتعبئة محددة مسبقًا توضح المكان الذي تحتاج إلى التوقيع عليه، يمكنك إجراء التوقيع إما عن طريق الكتابة أو الرسم باستخدام الفأرة أو الشاشة التي تعمل باللمس، يمكنك أيضًا مشاركة المستند الخاص بك إلكترونيًا مع مستخدمين آخرين مع تعيين مهام محددة للقيام بها على المستندات، وسيتم اخطارك بكل إجراء يتم تنفيذه على المستند بواسطة أي مستخدم.
التخزين والأرشفة
سيتم تخزين المستندات تلقائيًا على الخوادم السحابية بمجرد توقيعها،كما تستطيع الوصول إليها بسهولة في أي وقت، لا توفر جميع مزودي خدمات التوقيع الرقمى خدمات إدارة المحتوى والارشفة، ولكن اندورس توفر تلك الخدمة مجاناً دون أي تكلفة إضافية.
