تعتبر العديد من الأعمال التجارية ان أختراع التوقيع الإلكتروني فى التسعينات هو بداية التحول الرقمى والتخلص من المعاملات الورقية، بالتأكيد كانت الفوائد البيئية واضحة، ولكنها ايضاً أظهرت للمؤسسات كيف يمكن للتحول الرقمي أن يزيد من كفاءة العمل.
ربما أصبحت التوقيعات الإلكترونية شائعة في الوقت الحاضر، لكنها مجرد جزء من تقنية واسعة، لأن الشركات تحتاج الى حلول تتيح لها إدارة المستندات الموقعة بشكل كامل وآمن حتى تستطيع التخلص من الاعتماد على المعاملات الورقية بالكامل، وهنا يأتي دور إدارة المعاملات الرقمية.
تتلخص إدارة المعاملات الرقمية (DTM) فى تحويل جميع العمليات الورقية المستخدمة في الأعمال التجارية الى مستندات رقمية، مما يسمح للشركات بإدارة هذه المعاملات المعتمدة على المستندات بطريقة إلكترونية تمامًا، و مازالت تقنية ادارة المعاملات الرقمية DTM آخذ في الارتفاع، ومن المتوقع أن تستخدم 65% من جميع الشركات هذه التقنية بحلول نهاية عام 2020، وفقًا لأراغون ريسيرش،لأنها توفرالوقت، وتسمح بمزيد من التعاون بين أفراد الفريق، وتؤمن المزيد من الحماية للمستندات.
تعاون فعال
التعاملات الرقمية لا تعني بالضرورة أنها فعالة، فعلى سبيل المثال، مازال الكثير من الموظفين يعتمدون على البريد الإلكتروني للتعاون في ادارة المستندات وإرفاقها ومشاركتها، أو يختارون تحميل هذه المستندات إلى خادم محلي مشترك، حيث يتعرضون باستمرار لخطر تعدد الإصدارات من نفس المستند، تسمح تقنية ادارة التعاملات الرقمية لعدة أشخاص بالعمل على نفس المستند فى الوقت ذاته، كما يمكن التمييز بين عمليات التحرير المختلفة بواسطة الطوابع الزمنية، إذا أراد الموظفون العمل من المنزل، فيمكنهم القيام بذلك بسهولة، لأنهم قادرون على الوصول إلى ملفاتهم من أي جهاز وفي أي مكان يريدون، أذا كان لديهم صلاحية الوصول، بالطبع.
توفير الوقت
العمليات الرقمية ليست مريحة فحسب، بل إنها توفر الكثير من الوقت أيضًا، يمكن للشركات استخدام تقنية ادارة المعاملات الرقمية لإنشاء إجراءات سير عمل رقمية، على سبيل المثال، عند إبرام صفقة مع عميل جديد، لم تعد هناك حاجة لطباعة العقود وتوقيعها ومسحها ضوئيًا لتحميلها، يمكن للموظف فقط ارسال نسخة رقمية يتم تخزينها تلقائيًا في المكان المناسب بعد توقيعها واستلامها، كما تصبح عملية تعيين موظفين جدد أكثر كفاءة أيضًا، لان قسم الموارد البشرية التقليدى يستخدم الكثير من الأوراق، وعندما لا تصبح كل هذه الوثائق ورقيه، و بدلاً من ذلك يتم إرسالها وتوقيعها وإعادتها رقميًا ، فإنها توفر الكثير من الوقت.
زيادة الأمان
تحتوي جميع المستندات تقريبًا على معلومات سرية عن الشركة، أو حتى تفاصيل شخصية في المستندات الخاصة بالموارد البشرية ، وهو ما يقودنا إلى نقطة مهمة أخرى وهي الأمان والحماية، ان عملية إرسال العقود في شكل غير مادي يقلل من فرص ضياعها، قد يتم نسيانها في صندوق الوارد للبريد الإلكتروني على سبيل المثال، أو قد تُترك على مكتب شخص ما غير مصرح له بطريق الخطأ، مع كل العواقب المترتبة على ذلك، إن استخدام تقنية المعاملات الرقمية لإدارة هذه العمليات يمنع حدوث هذه المشاكل، بالاضافة الى ذلك، فإنه يجعل عملية الامتثال للوائح والقوانين أسهل بكثير، لأن كل معاملة من خلال تقنية ادارة المعاملات الرقمية تترك أثر رقمي فى سجل التدقيق، يعد هذا مهمًا بشكل خاص الآن بعد أن تم سن مجموعة جديدة من القواعد لتحديد الهوية الإلكترونية وخدمات الثقة في السوق الأوروبية الموحدة ، مما يجبر الشركات على أن تكون قادرة على تعيين وإظهار إجراءاتها السابقة.
