هل تفكر في استخدام برنامج إدارة المعاملات الرقمية؟
أبدأ من هنا
لقد عفا الزمن على المعاملات الورقية، وأصبحت المعاملات الرقمية تتيح للشركات مرونة أكثر فى التعامل، وسرعة في التنفيذ، وتوفير الأموال، ولذلك تختار الكثير من الشركات برامج إدارة المعاملات الرقمية، وهو تطبيق للأعمال التجارية يستخدم البرامج والخدمات المعتمدة على الخوادم السحابية لإدارة مجموعة واسعة من العمليات التجارية التي تركز على المستندات رقميًا، ومع ذلك ، فإن التحول إلى ادارة المعاملات الرقمية يمثل تحولًا كبيرًا للشركات، فما هي الأشياء التي يجب مراعاتها قبل بدء استخدام برامج إدارة المعاملات الرقمية؟
ضع فى اعتبارك تجربة المستخدم عند الاختيار
تعتبر جودة تجربة المستخدم التي يقدمها البرنامج من أهم الأمور التي يجب مراعاتها عند الاختيار، حيث لا يمكن أن يكون البرنامج شاملاً وقويًا إذا كان من الصعب جدًا استخدامه، تتكون كل مؤسسة من عدة أنواع من المستخدمين باختلاف معرفتهم التقنية، على حسب العمر والمنصب الإداري والاهتمامات الشخصية، ولكن بغض النظر عن السبب، يجب أن يكون البرنامج سهل الاستخدام لكل أنواع المستخدمين حتى تتمكن من تنصيب برنامج ادارة المعاملات الرقمية بنجاح.
استثمر في التعليم
القليل من الشرح يقطع شوطًا طويلاً بالطبع، ولذلك لا يتعين على فريق العمل أن يكون خبيراً طالما أنهم تلقو التعليم المناسب قبل أن يضطروا إلى التكيف مع العمليات الجديدة، بالاضافة الى انه قد يساعد أيضًا في تقليل المخاوف والأحكام المسبقة لدى الأشخاص بشأن برامج إدارة المعاملات الرقمية وتبنى طريقة جديدة في العمل بشكل عام، يشعر الكثيرون بالقلق بشأن حماية البيانات والامتثال للقوانين والخصوصية، لذلك سوف يفهمون كيف تساعد برامج إدارة المعاملات الرقمية في تحسين تلك العوامل ومن خلال معالجة هذه المخاوف.
إعادة هيكلة العمليات قبل الأتمتة
تعتبر الكفاءة والفاعلية من المميزات المهمة لبرامج ادارة المعاملات الرقمية، ولذلك لا يجب على المؤسسات أن تبدأ في أتمتة عملياتها قبل إعادة هيكلتها من أجل تحقيق أقصى استفادة من البرنامج، لان معظم هذه العمليات تستند على تقنيات قديمة وغير محدثة، لذلك ، يجب على الشركات تحليل عملياتهم قبل البدء فى عملية الأتمتة من أجل زيادة الفاعلية والكفاءة، وللتأكد من أنها قبل أن تبدأ في الأتمتة والرقمنة ، تحتاج الشركات إلى تحليل عملياتها من أجل تحقيق الكفاءة والفعالية، والتأكد من أنها ستكون قادرة على الاستفادة قدر الإمكان من البرنامج الجديد.
اختر مزود للخدمات بسجل نجاح مثبت
عندما تكون جاهزًا لاختيار إحدى برامج إدارة المعاملات الرقمية، ، تأكد من أن مزود الخدمة على دراية كافية بالمعاملات الرقمية بكل ما تتضمنه، هل يعرف مزود الخدمة ما هي المشاكل التي قد تنشأ؟، ما هي الميزات التي يقدمها برنامجهم؟، وبجانب جودة برمجة المنصة، يجب على مزود الخدمة ان يقدم الدعم المناسب خلال عملية التنصيب وفيما بعد ايضاً.
القابلية للتوسع واستخدام الذكاء الاصطناعي
يجب عليك أن تخطط للمستقبل ايضاً عند اختيار إحدى البرامج، على الرغم من أنك قد لا تحتاج إلى التوسع فى الوقت الحالي، فقد تضطر الى ذلك في المستقبل، إذا كان البرنامج الذي قمت باختياره قابلاً للتطوير، فلن تحتاج إلى البحث عن برنامج آخر عند الحاجة واعادة التنصيب مرة اخرى، تقنية الذكاء الاصطناعي من الاشياء التى يجب ان تضعها فى اعتبارك ايضاً، حيث أثبت أهميته ببطء ولكن بفاعلية فى عالم المعاملات الرقمية، ، ويساعد على تسهيل المعاملات الرقمية وتقليل وقت الانتهاء من المهام، لذلك من المهم أن تستفسر عن كل هذه الخيارات عند اختيارك لإحدى برامج ادارة المعاملات الرقمية.
